Il modulo ACQUISTI permette di memorizzare e gestire sia le informazioni relative ai prezzi di mercato degli articoli, sia importanti dettagli dei rapporti con i fornitori (condizioni, sconti sui prezzi, sui listini, etc...); in base a questi dati e alle altre condizioni generali (tipi pagamento, modalità di trasporto e consegna, etc...) è possibile compilare in modo automatico sia i preventivi di costo sia gli ordini di acquisto.

La gestione degli ordini ai fornitori permette poi di effettuare automaticamente:

1. i ricevimenti delle merci
2. i conseguenti carichi nei magazzini
3. il controllo degli importi al ricevimento delle fatture di acquisto

Con il ricevimento dei materiali vengono attivate anche le procedure di controllo qualità per l’accettazione delle merci, mentre con il ricevimento delle fatture si possono controllare gli importi addebitati e scaricare in automatico i dati sulla prima nota di contabilità generale.

Per ogni articolo e per ogni suo fornitore, sono visualizzabili, oltre a prezzo e sconti, anche le unità di misura e i relativi coefficienti di conversione, le date di validità dei prezzi, i tempi di consegna della merce, la quantità minima ordinabile, il codice articolo interno del fornitore, la tipologia del fornitore (principale, alternativo, occasionale); gli sconti, oltre che per ogni singolo articolo, possono essere gestiti in modo globale per ogni fornitore o per ogni listino; tutti i prezzi sono poi memorizzati nell’archivio storico delle quotazioni.
Una apposita funzione genera in automatico le proposte d’ordine direttamente dalla lista degli articoli sottoscorta di magazzino o a seguito del calcolo dei fabbisogni (v. modulo Pianificazione MRP-I).

Il modulo permette inoltre di gestire fornitori alternativi, listini prezzi per casa madre (case costruttrici originali), e, in fase di definizione degli ordini, è possibile decidere un eventuale raggruppamento delle proposte d’ordine o uno scaglionamento delle consegne.

I programmi effettuano la conversione automatica delle quantità nell’unità di misura del fornitore, ma lasciano la possibilità di utilizzare sia u.m. diverse sia coefficienti variabili.

La spedizione via fax degli ordini di acquisto è automatizzata; permette un notevole risparmio di tempo e non necessita di stampe preventive.

Apposite funzioni di controllo permettono di fare interrogazioni e statistiche immediate sulle righe d’ordine, per verificare ad esempio tutti gli articoli che sono in ordine da un fornitore, o tutti i fornitori a cui è stato ordinato uno stesso articolo, o le diverse situazioni di “attesa” e consegna (anche per emettere eventuali note di sollecito).