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L'attività di una azienda non si esaurisce al momento della consegna dei prodotti, ma prosegue nelle diverse attività post-vendita: assistenza tecnica, servizi di manutenzione, riparazioni, contratti di garanzia, etc.. Per una gestione completa di queste attività può innanzitutto essere utile una "anagrafe" completa dei "prodotti installati" presso i clienti (o di tutti quei prodotti che sono soggetti a manutenzione o assistenza); l'identificazione di ogni prodotto può avvenire tramite il numero di serie o matricola (per gli articoli venduti dall'azienda il rilevamento sarà fatto in automatico dalle funzioni di spedizione). E' inoltre molto importante una gestione automatica dei vari tipi di contratti e rapporti: contratti di garanzia, contratti di manutenzione, di assistenza, etc. (a forfait, a consuntivo, etc.). A un certo tipo di contratto o servizio è possibile associare una lista di lavori preimpostati; si pensi ad es. ai centri di assistenza in cui una operazione di revisione o controllo comporta sempre uno stesso insieme di singole operazioni; queste possono essere predefinite "una tantum" ed essere richiamate in blocco a fronte di ogni nuovo lavoro simile; la stessa cosa accade negli studi professionali, dove una "pratica" può contenere "n" operazioni che devono essere eseguite a fronte di un nuovo cliente, o per un nuovo periodo fiscale, etc..
Le funzioni di questo modulo comprendono anche la pianificazione (con scadenzario e gestione delle priorità ) di tutti i lavori che non sono già compresi nelle fasi di produzione. La possibilità di definire diversi "tipi attività" permette di inserire anche eventuali voci di addebito per trasferte, rimborsi chilometrici (in automatico è proposto il valore dei km indicato in anagrafica del cliente), etc..
I lavori possono essere effettuati in azienda (reparto o centro di assistenza), oppure presso le sedi dei clienti; in entrambi i casi le attività possono essere frutto di una programmazione prestabilita oppure di richieste (per interventi, riparazioni o servizi) non preventivate. I documenti di lavoro/intervento possono fornire il rapporto completo delle attività eseguite giornalmente dal proprio personale; la compilazione degli appositi "rapportini" permette una puntuale rilevazione dei tempi e ad ogni prodotto, contratto, lavoro o attività può essere legata una scheda informativa (per appunti, note o commenti di qualsiasi tipo). Le informazioni presenti nel modulo vengono poi agganciate direttamente dalle fasi di fatturazione (che verificano i contratti scaduti e le attività che devono essere fatturate perchè già eseguite). Questo modulo è stato progettato per la gestione dei reparti di assistenza delle aziende manifatturiere o commerciali, ma poichè presentano le medesime caratteristiche operative, può essere facilmente utilizzato anche per la gestione di tutte le attività delle società di servizi e degli studi professionali di ogni genere. |