Individuando i singoli prodotti attraverso il loro numero di serie (o matricola), i gruppi di prodotti con un numero di Lotto (che può identificare una partita di acquisto o di produzione), e mantenendo i riferimenti in tutto il ciclo produttivo (e quindi anche durante le fasi di trasformazione delle materie prime in semilavorati e in prodotti finiti), le funzioni del modulo rintracciabilità consentono di monitorare tutti i movimenti dei singoli materiali (o delle partite di materiali), e conoscere quindi esattamente:

1. in quali prodotti finiti o semilavorati è stato utilizzato un componente
2. quali provenienze hanno i componenti che hanno generato un prodotto finito

Questi strumenti consentono di raggiungere obiettivi diversi:

1. realizzare un completo Controllo sui Materiali (Supply Chain Management);
2. stabilire con precisione l’ allocazione di ogni articolo (coordinate di posizionamento in caso di gestione Logistica del Magazzino)
3. gestire un magazzino di tipo F.I.F.O. (mediante indicazione della data di ingresso, o della data di scadenza se trattasi di merci deperibili, sulla riga di ogni lotto)
4. gestire completamente le aziende che effettuano C/Lavoro per i Clienti (“conto-terzisti”), in quanto vengono mantenuti i collegamenti tra i documenti di carico e quelli di scarico (bolla entrata merci > bolla uscita merci).

In particolare:

• in fase di ricevimento merci è possibile memorizzare il numero di lotto o il num. di serie del prodotto, la data di ricevimento o di scadenza, l’accettazione (controlli di qualità), la commessa di riferimento e ulteriori annotazioni (scheda informativa);
• nella movimentazione di magazzino la gestione dei lotti / num. di serie è sempre automatica mediante una finestra in cui si possono confermare o inserire i dati;
• in fase di inserimento di una commessa (ordine di vendita) è possibile pre-definire i numeri di lotto o serie, con 3 diversi casi:
  • se l’articolo è presente a magazzino si può scegliere lo specifico prodotto da vendere analizzando le disponibilità dei lotti giacenti;
  • se l’articolo deve essere acquistato si possono inserire i dati che saranno proposti al ricevimento;
  • se l’articolo deve essere prodotto si possono indicare i numeri di serie che saranno riportati sugli Ordini di Produzione legati alla commessa;
• nei Documenti di Trasporto, se la riga di bolla non fa già riferimento a una commessa, si può scegliere tra i lotti / num. serie giacenti a magazzino.

Negli Ordini di Produzione, in fase di prelievo o già all’interno della distinta di prelievo dei componenti, si può scegliere tra i lotti giacenti quelli che saranno utilizzati; il lotto/num.serie del prodotto finito, se non già predefinito in commessa, può essere assegnato anche al momento dell’ evasione dell’O.P. (“carico” del prodotto finito a magazzino); i numeri di lotto o di serie dei prodotti finiti possono anche essere proposti in automatico dal sistema come progressivi nell’ambito della linea di prodotto a cui appartengono.