L’emergenza coronavirus sta cambiando in pochi giorni il modo di lavorare di milioni di italiani. Le misure del Governo hanno semplificato il ricorso al lavoro agile, e molte aziende si trovano a organizzare lo smart working da un giorno all’altro. Ecco gli strumenti indispensabili e gli errori da evitare.
1. Accedere ai dati dell’ufficio
Il primo problema è raggiungere file e programmi che stanno sul server o sui PC dell’ufficio. Le soluzioni più comuni sono una VPN, che collega il computer di casa alla rete aziendale come se fosse in ufficio, o un software di desktop remoto per controllare a distanza il proprio PC. Entrambe vanno configurate con attenzione: password robuste e accessi limitati alle persone che ne hanno bisogno.
2. Documenti e gestionale in cloud
Chi ha già documenti, posta e gestionale in cloud parte avvantaggiato: basta un browser. Piattaforme come G Suite o Microsoft 365 permettono di lavorare sugli stessi file in contemporanea, senza scambiarsi allegati.
3. Comunicare con il team
- Videochiamate per riunioni e appuntamenti con i clienti;
- chat aziendali per le comunicazioni veloci, al posto di decine di email;
- un centralino VoIP che inoltri le chiamate dell’ufficio sui cellulari.
4. La sicurezza non va in ferie
I criminali informatici stanno già sfruttando l’emergenza con email false su “mascherine” e “aggiornamenti sul virus”. Lavorando da casa è fondamentale:
- usare computer con antivirus e aggiornamenti attivi;
- proteggere il Wi-Fi di casa con una password sicura;
- attivare l’autenticazione a due fattori su email e servizi cloud;
- non salvare dati aziendali su chiavette o servizi personali.
Lo smart working, se ben organizzato, non è solo una soluzione d’emergenza: può diventare un modo più flessibile ed efficiente di lavorare anche dopo.
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